Das Verfahrensverzeichnis (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten)

Das Verfahrensverzeichnis ist im Grunde eine Aufzählung der in Ihrer Organisation vorkommenden Arbeiten mit Daten anderer Menschen. Hier schreiben wir auf, welche Daten wir aus welchem Grund von welchen Personen verarbeiten und erheben.

Diese Aufzählung ist recht einfach mittels einer Excel Tabelle erstellbar und für kleine Vereine und Gruppen übersichtlich und schnell erstellbar.

Technisch / Organisatorische Maßnahmen (technische Umsetzung des Datenschutzes)

Hier wird erklärt und dokumentiert, mit welchen technischen Mitteln der Verein/die Gruppe die Sicherheit der Daten sicherstellt. Hierzu gehören

• Datensicherung (Schutz vor Datenverlust)
• Datenzugriff (Schutz vor unbefugtem Zugriff)
• Datenintegrität (Schutz vor ungewünschter Veränderung)
• Datenverfügbarkeit (Sicherstellen, daß die Daten jederzeit verfügbar sind)
• Datenrichtigkeit (Schutz vor falschen Daten)

Dieses Dokument wird mindestens einmal jährlich überarbeitet, auf den aktuellen Stand gebracht und dann als neues Dokument vor dem Exemplar des letzten Jahres eingeheftet.

Verpflichtungserklärungen

Alle Mitarbeiter oder Mitglieder, egal ob Vorstand, einfaches Mitglied oder Praktikant, müssen nachweislich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet werden. Dies muß man einmalig machen. Dabei erhält der Verpflichtete wie auch der Verein/die Organisation eine Kopie der Verpflichtung.

und nicht vergessen: Abheften!

Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerkärung ist wichtiger Bestandteil der dem Außenstehenden gegenüber notwendigen Auskunftspflichten.

Es gibt zur Erstellung diverse Generatoren im Internet, die nach Eingabe einiger Daten eine komplette Datenschutzerklärung ausspucken. Nachteil dabei ist, daß diese Erklärungen immer viel zu umfassend sind und unnötige oder unpassende Abschnitte enthalten.

Gerne erstellen wir mit Ihnen zusammen die notwendigen Erklärungen.

Auftragsverarbeitung

Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung benötigen Sie, wenn Sie zum Beispiel Ihre Website oder Ihre E-Mails auf den Servern von anderen Firmen abwickeln. Ein Beispiel: Sie haben eine Gruppen-Website, die bei Strato bereitgestellt wird, gleichzeitig haben Sie ihre Mailsadressen ebenfalls hier erstellt. Dann müssen Sie mit Strato eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abschließen. Glücklicherweise bieten die großen Anbieter diese bereits fertig in Ihren internen Bereichen zum Download an.